Leidraad IFMS is aangepast in 2021: doel: minder administratielast.
Lees in de nieuwe uitgave ‘IFMS: Terug naar de bedoeling’ welke aanpassingen zijn gedaan ten opzichte van de leidraad uit 2014. Hieronder volgen de hoofdpunten van de aanpassingen in 2021.

Veranderingen Leidraad IFMS per 2021:

De Leidraad IFMS 2014 lokt administratieve lasten uit door minutieus te beschrijven op welke wijze uitvoering dient te worden gegeven aan IFMS en dit wordt onderstreept door checklists. Dat was zinvol bij de start, maar in 2020 is er meer behoefte aan ‘gerechtvaardigd vertrouwen’ in de uitvoering van IFMS. Daarnaast zijn er ook ervaren administratieve lasten. Veel specialisten merken onvoldoende dat de gesprekken iets opleveren en dat verhoogt de ervaren administratieve last. Als het nut niet of onvoldoende wordt gezien of ervaren is iedere handeling teveel. De ervaren administratieve last heeft ook te maken met de geïsoleerde positie die IFMS soms nog inneemt in de zorgorganisaties. Er zijn ontwikkelingen die deze geïsoleerde positie kunnen tegengaan, waarin IFMS meer verbonden wordt met de (vak)groepsactiviteiten en met andere kwaliteitsinstrumenten vanuit de wetenschappelijke verenigingen (visitatie) of de zorgorganisatie (systeem voor professionele kwaliteit) wordt verbonden. In dit document ligt het accent op aanpassingen die doorgevoerd kunnen worden ten opzichte van de IFMS-systematiek zoals omschreven in de Leidraad IFMS uit 2014. Daarnaast wordt minder accent gelegd op de vraag Hoe zorgorganisaties invulling kunnen geven aan de uitvoering van IFMS, omdat gebleken is dat dit voor veel zorgorganisaties reeds beleid is. Met dit document wil de Federatie Medisch Specialisten terug naar de bedoeling van IFMS. Dat doet meer een beroep op de intrinsieke motivatie van professionals om zelf voortdurend te verbeteren en elkaar daarbij te helpen dan minutieus uitgeschreven werkwijzen. Vandaar dat de checklists ook geen onderdeel meer uitmaken van de Leidraad. Daarmee wordt meer vrijheid gecreëerd voor de eigen invulling van een gedegen IFMS beleid, hetgeen de administratielast vermindert.

De volgende onderdelen uit de Leidraad 2014 zijn aangepast of geschrapt:
1. Gespreksleiders hebben een (ABAN) geaccrediteerde training gevolgd. Deze eis is aangepast. Gekwalificeerde en geoefende gespreksleiders blijven van belang. Een training voor gespreksleiders wordt daarom zeker aanbevolen, aangezien een goede gespreksleider een belangrijke succesfactor is bij IFMS. Door de gespreksleiders onderlinge intervisie te laten doen en opfriscursussen te bieden, kunnen deze hun vaardigheden verder verbeteren. Ook deze intervisiebijeenkomsten hoeven niet ABAN geaccrediteerd te zijn. Dit maakt het binnen de zorginstellingen mogelijk andere getrainde medisch specialisten in te zetten, zoals bijvoorbeeld reeds opgeleide ‘peer supporters’ en psychiaters. Die hoeven dan niet opnieuw een geaccrediteerde opleiding te doen.

2. In de 360° feedback komen de 7 CGS-competentiegebieden afzonderlijk aan de orde. De verplichting om alle zeven competenties langs te lopen is geschrapt. Er komt meer keuzevrijheid in hoeveel en welke competenties uitgevraagd worden. De medisch specialist kan met behulp van reeds eerder verkregen feedback zelf ontwikkelpunten formuleren. Hierop kan gericht aanvullende feedback (360° feedback of collegiale evaluatie) worden gevraagd. Zo kan de medisch specialist toetsen of een gewenste ontwikkeling door de omgeving wordt waargenomen. De CanMeds competenties kunnen als referentiekader gebruikt worden. Het gebruik van open vragen en vrije tekst blijft daarbij belangrijk.

3. Het POP wordt voor gezien getekend door de gespreksleider. Dit is geschrapt. Uitgaande van de intrinsieke motivatie van de specialist en de nadruk op het opstellen en bespreken van het POP (evt. in de groep), lijkt dit een overbodige handeling te worden die naar controle neigt en niet naar stimulering. Wel blijft het van belang dat er gewerkt wordt aan een POP met concrete acties, dat er systematisch aandacht is voor evaluatie in de uitvoering en dat hierbij ook ondersteuning mogelijk is. Een schil rondom de kern van IFMS (feedback verzamelen en formuleren ontwikkeldoel(en)) is daarbij van belang. Die schil kunnen organisaties zelf invullen, denk aan coaching, intervisie en andere mogelijkheden om gezamenlijk (bijvoorbeeld met de vakgroep) uitvoering te geven aan het POP. Hiermee wordt invulling gegeven aan het “behandelplan” dat nu veelal ontbreekt, terwijl de “anamnese” met de dokter wél plaats vindt.

4. Bijgehouden wordt hoeveel persoonlijke ontwikkelingsplannen per jaar voor gezien getekend zijn door de gespreksleiders.Dit is geschrapt. Dit hangt samen met punt 3. De achterliggende gedachte is om te zien of er voldoende routine wordt opgebouwd door de gespreksleiders. En hoewel routine in het voeren van IFMS gesprekken van belang blijft, is het lastig daar een objectieve maat voor vast te stellen. Daar kunnen zorgorganisaties desgewenst zelf intern afspraken over maken.

5. Het monitoren van het percentage deelnemers van het totaal aantal mogelijke deelnemers.Dit is geschrapt. Voor ziekenhuizen is de IFMS indicator van de Inspectie vervallen met ingang van het verslagjaar 2020. Voor particuliere klinieken is de indicator blijven bestaan omdat de variatie nog groot was.

6. Evaluatiegesprekken vinden bij voorkeur jaarlijks, maar in ieder geval tweejaarlijks plaats.Dit is aangepast in minimaal eens per vijf jaar een evaluatiegesprek in het kader van een volledig IFMS traject. Afstemming met de visitatiecyclus vanuit de wetenschappelijke vereniging is hierbij een voorwaarde. Hiermee sluit de frequentie aan op de eis in de Herziening herregistratie van het College Geneeskundige Specialismen (CGS) m.b.t. deelname aan IFMS. Hiervoor is het een vereiste dat de planning van de verschillende functioneringscycli (kwaliteits- opleidingsvisitatie en IFMS/GMFS) op elkaar worden afgestemd. Daarmee doorlopen de medisch specialisten gedurende de vijf jaar verschillende systemen waarin gebruik wordt gemaakt van beschikbare informatie en wordt verwezen naar eerdere cycli. Op deze manier wordt gewaarborgd dat niet alles één keer in de vijf jaar tegelijk komt, maar dat een specialist gedurende de vijf jaar op verschillende momenten aan een evaluatie deelneemt.

7. In de 360° feedback wordt in ieder geval feedback gevraagd aan patiënten, collega specialisten, A(n)ios (indien aanwezig) en medewerkers. Dit is aangepast in de mogelijkheid om gebruik te maken van reeds bestaande patiënten feedback en daarnaast minimaal twee groepen te bevragen.